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Capitalisation et transfert des connaissances : Pourquoi ?

Publié dans Méthodes

Le problème :

Une personne avec un fort savoir-faire qui part à la retraite. Son savoir part avec elle. Il faut la remplacer.

Ce qu’il faut faire : Transférer sa connaissance à une autre personne ; trouver un remplaçant et le former Et/ou concevoir une formation (formaliser le savoir) puis le mettre à l’œuvre et l’accompagner (compagnonnage) voire le coacher (le faire progresser)

 

Les problèmes induits

  • Une personne qui détient un savoir-faire n’est pas forcément un bon pédagogue
  • Le remplaçant à des difficultés à comprendre
  • Il peut y avoir une réticence à donner son savoir
  • Le temps nécessaire à former la personne est inconnu
  • Le temps nécessaire pour qu’une personne soit efficace et efficiente peut être « long »
  • Choisir la méthode pédagogique (comment faire apprendre)
  • Compagnonnage
  • Cours
  • Valider l’acquisition de savoir (aux résultats)
  • Coacher

La Gestion des Connaissances se fait tous les jours…

Le partage de savoir est quotidien (Les recettes de cuisine ; Bricolage ; Mode d’emploi ;Truc et astuces…)

Ces « formalisations »son souvent « incomplètes »

  • Elles sont suffisantes pour reproduire l’activité
  • Elles font appel au bon sens du lecteur
  • Elles sont dégagées d’un contexte particulier Machines utilisées Lieu…

La formalisation du savoir-faire

Objectif : Faire une description exhaustive du savoir.

Méthode : On utilise une méthodologie de modélisation des connaissances  qui permet :

  • De suivre un «fil rouge» pour décrire la connaissance.
  • D’être le plus exhaustif possible
  • De faciliter la formalisation et la compréhension
  • De donner une structure à la connaissance

La modélisation :

  • Est compréhensible par les personnes interviewées sans formation préalable
  • Est facile à faire vivre (modification, communication)

La modélisation des connaissances :

Permet d’extraire la connaissance et la formaliser

  • Limite les « oublis »
  • La connaissance formalisée
  • Permet de conceptualiser le métier Pour un service qualité Pour un service recherche et développement
  • Donne un support (doc) en soutien à la formation (un document méthodologique)
  • Permet de construire une formation
  • Permet d’aider à établir les compétences recherchées
  • Permet de gagner du temps de formation
  • Permet de travailler le processus et de mettre des outils de mesure qualité

Mais elle ne se suffit pas à elle seule : La formation du remplaçant doit être organisée

Modélisation : Décrire le contexte.

  • L’activité sous la forme «systémique» (le modèle du patrimoine des connaissances ou IODC)
  • Les phénomènes que tente de maîtriser l’activité (Modèle des phénomènes ou SCFC) Psychologique Social Physique ou chimique…
  • Les processus (Le modèle d’activité)
  • Décrire la connaissance
  • Le raisonnement (le modèle des tâches)
  • Les «concepts» (le modèle des concepts)
  • Décrire L’histoire
  • L’historique (les évolutions et les influences, modèle d’historique)
  • Les lignées (les générations successives, modèle de lignée)

La « capitalisation » Se fait avec un cycle d’entretiens et de formalisation

  • Entretien
  • Formalisation
  • Validation de la formalisation et approfondissement
  • Se fait jusqu’à que la personne n’est plus rien à ajouter ou à corriger
  • Le temps nécessaire est difficilement prévisible et dépend de la facilité qu’aura la personne à « raconter » sa connaissance du « volume » de la connaissance (modélisation de la connaissance) de la complexité (modélisation complexe) du degré « scientifique » (théories mises en œuvre) de la connaissance inconsciente (faire se souvenir des « pourquoi »)

Forme d’un Livre de Connaissance

  • La connaissance est modélisée (méthodologie de modélisation)
  • Le contexte de l’activité (les acteurs)
  • Le processus (l’activité)
  • Les processus à maîtriser (physiques, chimiques, cognitifs ou psychologiques)
  • Le savoir-faire Les tâches Les concepts Les règles (justification d’une décision, règles de gestion…)
  • En option ; l’historique : l’histoire de la fabrication de la connaissance

Les gains de la capitalisation

  • La formalisation (le mode d’emploi) permet d’avoir un écrit de référence en soutien d’une formation «classique »
  • Diminue les difficultés à transmettre le savoir Exhaustivité de la description Recul du détenteur sur sa connaissance après la capitalisation Organisation de la formation
  • Diminue le temps de formation L’élève peut apprendre à partir de « livre de connaissance »Optimisation de la formation L’expert interviewé prend du recul sur sa propre connaissance
  • Diminue le risque de perte de savoir-faire si la personne qui détient le savoir ne peut pas assurer la formation (départ définitif).

Un projet de capitalisation et transfert de connaissance

Capitaliser la connaissance

L’idéal : transformer la personne que l’on capitalise en formateur et l’accompagner dans son nouveau rôle (possible si départ à la retraite)

  • Créer un parcours pédagogique
  • Compagnonnage
  • Cours
  • Recruter (identifier les compétences recherchées ; aider au recrutement)
  • Former le remplaçant
  • Le mettre en « production »
  • Coacher (suivre et aider à s’améliorer)
  • Le compagnon pour aider à transmettre son savoir
  • Le responsable hiérarchique pour un management par la progression et non la répression
  • Coacher le remplaçant dans son parcours pédagogique
  • Amener l’organisation à avoir une vue stratégique de la gestion des connaissances (prévision des départs, appréciation de la « criticité » des connaissances, organisation du management des connaissances)

Les tâches : (sans l’historique de la connaissance)

Les étapes : Forfait 20 jours (1 mois)

  • 5 à 7 entretiens de 3 heures pour la capitalisation
  • 2 jours de modélisation après chaque entretien
  • Mise en forme générale (CD ROM, Livre, support de formation…)
  • Justification économique
  • Protéger le savoir-faire
  • S’assurer de le détenir après le départ de la personne (si le remplaçant ne correspond pas, ou s’en va…)
  • Raccourcir le temps de formation
  • Permet à la personne capitalisée d’avoir une vue plus claire de sa propre connaissance (optimisation de la formation)
  • A faire une fois sur le métier, modifier en fonction des évolutions (méthode, machine…) Juste une modification de la modélisation (moins long)

Pour une grande entreprise publique ou privée, la complexité du management est beaucoup plus importante et demande beaucoup plus de temps en communication et pilotage de projet

Prestation proposée par Gigarun

  • Formalisation de la connaissance
  • Accompagnement pour créer la formation
  • Accompagnement pour coacher le compagnonnage
  • Accompagnement pour mettre en place d'un coaching
  • Mettre en place des indicateurs « qualité »
  • Coacher le management Pilotage de l’activité Méthode de coaching
  • Mettre en place une organisation pour faire « vivre » la connaissance
  • Travailler le métier
  • Modifier la modélisation
  • Former les acteurs du métier
  • Réflexion sur la gestion stratégique de la connaissance dans l’organisation

Démontrer la capitalisation des connaissances (Forfait 10 jours)

  • Faire un Livre de Connaissance « limité »
  • Limité à 3 entretiens + 1 validation
  • Formalisation sur PowerPoint

Caractéristiques

Le Livre de Connaissance ne sera peut-être pas fini Il suffit d’enrichir la modélisation pour la terminer (donc travail utile)

  • Donne une idée de la modélisation et des possibilités d’utilisation
  • Teste le transfert de connaissance (soumettre le Livre de Connaissance à une personne)

Cas d’utilisation de la modélisation des connaissances

  • Formaliser un savoir-faire d’une personne qui part à la retraite ou qui démissionne
  • Ecrire/formaliser une connaissance
  • Partager un savoir-faire
  • Faire progresser un groupe de personnes du même métier
  • Conceptualiser un savoir-faire
  • Faire un système d’aide à la décision
  • Mettre en place une gestion des connaissances
  • Retour d’expérience sur un projet
  • Faire des sites web sur un sujet
  • Construire des formations
  • Construire des communautés d’experts et formaliser leurs travaux
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